AI in je organisatie: enorme kansen, maar heb je ook nagedacht over de risico’s?
Artificial Intelligence (AI) is in korte tijd onderdeel geworden van de dagelijkse werkzaamheden van veel medewerkers. Waar AI een paar jaar geleden nog vooral iets was voor techbedrijven, zien we nu dat vrijwel iedere organisatie ermee te maken heeft
Vaak zonder dat daar beleid voor is opgesteld.
Dat klinkt misschien zorgelijk, maar het is vooral logisch. Medewerkers ontdekken dat AI tijd bespaart, helpt bij het schrijven van teksten, het analyseren van informatie en het automatiseren van terugkerende werkzaamheden, dus gebruiken ze het.
De vraag is alleen: weet je eigenlijk wat er met die informatie gebeurt zodra deze in een AI-tool wordt ingevoerd?
De huidige situatie: AI wordt al gebruikt, ook als er geen beleid is
Tijdens gesprekken met organisaties merken wij dat veel medewerkers inmiddels gebruikmaken van AI-tools zoals ChatGPT, Copilot, Claude of Gemini.
Vaak gebeurt dit zonder kwade bedoelingen. Sterker nog: meestal gebeurt het juist omdat medewerkers productiever willen werken. Het probleem is dat veel organisaties nog geen afspraken hebben gemaakt over het gebruik van AI.
Daardoor ontstaat een situatie waarin gevoelige informatie ongemerkt in externe systemen terecht kan komen, zonder dat iemand precies weet welke gegevens daar worden opgeslagen of verwerkt.
Waar gebruiken medewerkers AI voor?
In de praktijk zien we dat AI wordt ingezet voor allerlei dagelijkse werkzaamheden:
- Het schrijven van e-mails
- Het opstellen van offertes
- Het samenvatten van vergaderingen/ klantgesprekken
- Het analyseren van Excel-bestanden
- Het maken van presentaties
- Het samenvatten van contracten
- Het herschrijven van contracten
- Het beantwoorden van klantvragen
- Het opstellen van HR-documenten
- Het schrijven van procedures en werkinstructies
Op zichzelf zijn dit waardevolle toepassingen die veel tijd kunnen besparen.
Maar juist omdat deze documenten vaak bedrijfsgevoelige informatie bevatten, ontstaat er een nieuw risico.
Waar wordt die informatie eigenlijk opgeslagen?
Wanneer een medewerker een document uploadt naar een publieke AI-dienst, wordt die informatie verwerkt op servers van de betreffende aanbieder.
Afhankelijk van de gekozen dienst kunnen deze servers zich bevinden in Europa, de Verenigde Staten of elders in de wereld.
Voor veel organisaties is niet duidelijk:
- Waar de gegevens precies worden opgeslagen
- Hoe lang gegevens bewaard blijven
- Wie er toegang toe heeft
- Welke partijen betrokken zijn bij de verwerking
- Welke wettelijke regels van toepassing zijn
Dat betekent niet automatisch dat deze diensten onveilig zijn. Wel betekent het dat je een deel van de controle uit handen geeft.
Het nadeel van documenten in de cloud
Cloudoplossingen als Google en Azure bieden veel voordelen. Ze zijn flexibel, schaalbaar en eenvoudig toegankelijk.
Tegelijkertijd ontstaat er ook een afhankelijkheid.
Wanneer documenten, procedures, klantinformatie, contracten en kennis zich volledig buiten de eigen organisatie bevinden, wordt het lastiger om grip te houden op beveiliging, privacy en beschikbaarheid.
Daarnaast kunnen voorwaarden, prijzen en technische mogelijkheden veranderen zonder dat je daar als organisatie invloed op hebt.
Voor veel bedrijven is dat een acceptabele afweging. Voor organisaties met gevoelige informatie is het vaak een belangrijk aandachtspunt.
Het risico van afhankelijkheid van Big Tech
Veel AI-oplossingen zijn afkomstig van een beperkt aantal grote technologiebedrijven.
Deze partijen leveren uitstekende technologie, maar bepalen ook de spelregels.
Zij bepalen:
- Welke functionaliteiten beschikbaar zijn
- Welke prijzen worden gehanteerd
- Welke data wordt verwerkt
- Welke voorwaarden gelden
- Welke wijzigingen worden doorgevoerd
Verder kunnen Amerikaanse bedrijven worden verplicht om data te delen met de overheid, ook als deze in Europa is opgeslagen.
Daardoor ontstaat een vorm van afhankelijkheid die vergelijkbaar is met het volledig uitbesteden van een bedrijfskritisch proces. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang je je bewust bent van die afhankelijkheid en een weloverwogen keuze maakt.
Hoe biedt een Private AI Server een oplossing?
Een Private AI Server combineert de voordelen van AI met maximale controle over data en toegang.
In plaats van documenten naar externe AI-platformen te sturen, draait de AI binnen een afgeschermde omgeving die speciaal voor jouw organisatie is ingericht.
Dat betekent onder andere:
- Meer controle over wie bedrijfsgegevens mag inzien
- Afgeschermde datasets per afdeling
- Minder afhankelijkheid van externe partijen
- Mogelijkheid om eigen kennisbronnen te gebruiken
- Betere aansluiting op security- en compliance-eisen
- Meer grip op waar data wordt opgeslagen
Medewerkers profiteren nog steeds van de voordelen van AI, terwijl de organisatie meer controle houdt over veiligheid en governance.
Webinar: AI in je organisatie zonder security-risico’s
Op woensdag 8 juli a.s. om 11:00 uur organiseren wij het webinar:
AI in je organisatie zonder security-risico’s
Tijdens dit webinar laten we zien:
- Hoe AI momenteel binnen organisaties wordt gebruikt
- Welke risico’s wij in de praktijk tegenkomen
- Welke gegevens vaak ongemerkt worden gedeeld
- Hoe je grip houdt op data en gebruikers
- Wat de mogelijkheden zijn van een Private AI Server
- Welke stappen organisaties vandaag al kunnen zetten
Geen technisch verhaal vol moeilijke termen, maar praktische inzichten, voorbeelden uit de praktijk en concrete oplossingen.
Wil je AI benutten zonder de controle over je bedrijfsinformatie te verliezen? Dan is dit webinar zeker de moeite waard.
Stuur ons een bericht via LinkedIn, mail naar info@mr-orange.nl of bel ons op 0168-700500. Dan sturen wij je de deelnamelink toe.